Os sistemas de gestão de visitas podem trazer muitos benefícios para qualquer estabelecimento, melhorando a eficácia dos mesmos. A economização de tempo, a redução de erros e a imagem moderna e sofisticada providenciada pelos sistemas de gestão de visitas fazem com que as empresas e entidades queiram atender às expectativas de segurança cada vez mais exigidas pelos visitantes.
Um sistema de gestão de visitas é uma solução que permite às organizações agilizar e automatizar os seus processos de gestão de visitantes e de controlo de acessos, recorrendo à tecnologia para monitorizar e registar as informações dos visitantes.
Esta gestão de visitas é cada vez mais importante nos dias que correm, tendo em conta a importância de proporcionar a melhor experiência possível, de aumentar a segurança e a eficiência nos estabelecimentos. Além disso, causam boas primeiras impressões, que são sempre significativas.
Um sistema de gestão de visitas pode reduzir também o risco de pessoas indesejadas no estabelecimento, sendo, por isso, uma mais valia no que diz respeito à segurança.
As pessoas querem também soluções rápidas e inteligentes. Por isso, estes sistemas de gestão de visitas, que recorrem à tecnologia e substituem os tradicionais e desactualizados sistemas manuais, são mais atractivos para os visitantes.
Na verdade, o grande objectivo dos sistemas de gestão de visitas é ajudar os visitantes a encontrarem aquilo que precisam de forma mais rápida, eficaz e segura possível. E esse é também a finalidade dos sistemas de gestão de visitas da PARTTEAM & OEMKIOSKS.
Mais do que um sistema de controlo de acessos, esta é uma oportunidade de se proporcionar ao cliente uma experiência inesquecível. É um “tapete” de boas-vindas a todos os que visitam o estabelecimento. É uma forma de os funcionários de determinada empresa ou organização terem tempo para tarefas mais importantes. É a garantia de que o estabelecimento continuará a funcionar de forma exemplar. Os sistemas de gestão de visitas definem expectativas e asseguram um processo definido e confiável para acolher as pessoas que visitam o espaço.
Os 10 principais benefícios dos sistemas de gestão de visitas
1 – Reforço da segurança no estabelecimento
A segurança aprimorada é uma das vantagens mais importantes dos sistemas de gestão de visitas. É vital para qualquer estabelecimento, principalmente porque se pode saber tudo o que se passa nas instalações. Assim, os funcionários de determinada empresa ou organização conseguem estar preparados para qualquer situação. O sistema garante ainda que os visitantes só possam entrar em áreas autorizadas.
Por outro lado, o sistema também mantém as informações confidenciais mais seguras.
2 – Imagem profissional e modernizada do estabelecimento
Um sistema de gestão de visitas dá uma nova imagem ao estabelecimento. Os quiosques digitais apresentam um sistema actualizado e organizado aos visitantes, que vivem uma experiência tecnológica e imersiva.
Além disso, é criada nos visitantes uma excelente primeira impressão. Desta forma, estes ficam com vontade de regressar ao espaço.
3 – Garantia da privacidade do visitante
Os sistemas de gestão de visitas, contrariamente aos meios tradicionais, mantêm as informações dos visitantes seguras. Isto, porque os visitantes só podem ver as suas próprias informações.
Depois do processo inicial de registo, check-in ou login, as informações são arquivadas de forma rápida e segura no banco de dados.
4 – Economização de tempo e dinheiro
Simplificar e automatizar o registo de visitantes significa que o custo de processamento de cada visitante é reduzido. Ou seja, com o tempo, tal pode significar também economias de custo significativas.
Um sistema de gestão de visitas aumenta ainda a produtividade e, ao mesmo tempo, oferece retorno sobre o investimento (ROI).
5 – Garantia do bem-estar dos funcionários
Os sistemas tecnológicos de gestão de visitas podem beneficiar o bem-estar dos funcionários, uma vez que proporcionam um local de trabalho mais seguro.
Além disso, os funcionários de dado estabelecimento conseguem fazer a gestão de um grande número de visitantes de forma simples e eficaz. Assiste-se, assim, a um aumento da produtividade.
6 – Redução do tempo de espera
Um sistema de gestão de visitas pode reduzir o tempo de espera de qualquer recepção.
Aliás, não só se reduz o tempo de espera dos visitantes no estabelecimento, como se reduz o tempo gasto pelos funcionários no check-in dos mesmos.
7 – Melhoria da comunicação interna
Com um sistema de gestão de visitas e de controlo de acessos, os funcionários são automaticamente notificados da chegada de visitantes.
Tal situação faz com que a comunicação interna seja facilitada.
8 – Sustentabilidade
Este sistema permite uma gestão de visitas que não recorre ao uso de papel, sendo, por conseguinte, uma opção mais ecológica.
Esta iniciativa pode afectar positivamente a satisfação dos visitantes, que ficarão impressionados com o esforço do estabelecimento em garantir a sustentabilidade e sentirão, por sua vez, que estão a contribuir de forma positiva.
9 – Flexibilidade e capacidade de crescimento do negócio
Um bom sistema de gestão de visitas é flexível, o que significa que é facilmente personalizável.
Desta forma, pode ser actualizado facilmente e pode ajudar o negócio a crescer e a evoluir.
10 – Imagem de marca aprimorada
A integração da tecnologia num estabelecimento é essencial nos dias que correm para que exista um ambiente moderno, com capacidade para criar um impacto positivo no cliente.
Consequentemente, os visitantes sentir-se-ão seguros nas instalações.
Os sistemas de gestão de visitas da PARTTEAM & OEMKIOSKS
ClusterWall
O ClusterWall da PARTTEAM & OEMKIOSKS é a plataforma ideal para o registo de visitas e gestão de acessos, na medida em que reúne todas as informações necessárias dos visitantes de um estabelecimento. Para além de permitir o agendamento de visitas, permite ainda a gestão e optimização da experiência de visitas, de forma fácil e rápida.
Sistema de gestão de visitas
Assim que o visitante comunica à empresa que pretende fazer uma visita, é-lhe enviado um email com um link para poder fazer o pré-registo e a marcação da visita no ClusterWall.
Registo de entrada e saída
A utilização dos quiosques multimédia aliada ao software ClusterWall permite o acesso a um recurso de registo de entradas e saídas dos funcionários do estabelecimento. Com este recurso, a gestão de entradas e saídas de funcionários fica facilitada, uma vez que agrega todas estas informações numa só plataforma.
Software QMAGINE para gestão de filas de espera
As filas de espera podem ser frustrantes para as pessoas, o que não é adequado para um estabelecimento. A solução é o uso de sistemas de gestão e optimização de filas.
A gestão de atendimento tem como principais objectivos a ordenação das filas de espera, de forma a melhorar a qualidade do serviço prestado, a eficiência do atendimento e a imagem do espaço. Além disso, visa tornar o processo de espera mais ordenado, simples e, sobretudo, rápido, proporcionando também sistemas que analisam e melhoram o fluxo de visitantes.
Qualquer estabelecimento pode recorrer aos serviços da PARTTEAM & OEMKIOSKS para a implementação de soluções completas de Sinalética Digital para transmissão de informações pertinentes aos seus clientes e visitantes.
Estas soluções podem incluir quiosques dispensadores de senhas para gestão de filas, displays de Sinalética Digital para exibição de conteúdo, mupis digitais, quiosques interactivos, etc. O objectivo é proporcionar soluções personalizadas de elevada qualidade.
A PARTTEAM & OEMKIOSKS tem vindo a apostar, cada vez mais, na inovação digital, uma vez que permite o desenvolvimento de ferramentas capazes de transformar qualquer espaço num ambiente dinâmico e moderno. Receba os seus visitantes com segurança e eficácia!